Chaos, zamieszanie i całkowity brak organizacji, a droga od złożenia wniosku do ciepłego domu to, zdaniem mieszkańców, droga przez mękę. Sam proces złożenia wniosku to najmniej problematyczna sprawa to działało. Teraz trzeba czekać na telefon w sprawie węgla, nie każdy go otrzymał, ale dobry sąsiad służył pomocą. Wizyta w urzędzie, a tam parter, piętro, znowu parter, każdy odsyła gdzie indziej. W końcu blankiet do zapłaty, której trzeba dokonać w budynku obok. Po opłacie znowu powrót do urzędu, tam już tylko świstek i można jechać po węgiel, jeśli po tej całej przeprawie starczy sił i czasu.

Tak relacjonują to mieszkańcy, a jak widzi to Urząd Miasta i Gminy Góra Kalwaria? Poniżej kilka naszych pytań i odpowiedzi przekazanych przez Rzecznika Urzędu, Pana Piotra Chmielewskiego.

Pytanie: Jak, według założeń Urzędu, wygląda/powinien wyglądać proces obsługi mieszkańców, chcących dokończyć formalności, żeby móc odebrać węgiel w preferencyjnej cenie?

Odpowiedź: Proces wygląda następująco: Mieszkańcy od 23 listopada mogą składać wnioski węglowe do kancelarii urzędu. Tu otrzymują pomoc w ich wypełnieniu (do tej pory otrzymaliśmy 804 wnioski). Następnie każdy wniosek jest kierowany do jednego z członków zespołu do sprzedaży węgla. Taki urzędnik od początku do końca prowadzi Mieszkańca (kontaktuje się z nim telefonicznie lub SMS, wskazuje do jakiego pokoju i kogo z nazwiska należy się udać). Po weryfikacji wniosku (trzeba sprawdzić czy wnioskodawca jest uprawniony do zakupu węgla, zgodnie z ustawą), urzędnik informuje kupującego na jakie konto i ile powinien wpłacić pieniędzy (lub otrzymuje gotowy druk przelewu). Na koniec Mieszkaniec jest informowany (telefonem lub SMS) do kogo, kiedy i gdzie powinien zgłosić się po druk wz (wydanie zewnętrzne). Ten druk upoważnia go do odbioru węgla ze składu. Jeżeli nie ma węgla na składzie, czekamy z wydaniem wz.

O kolejności wydawania węgla Mieszkańcom decyduje wyłącznie kolejność złożenia wniosku.

Pytanie: Czy Urząd zatrudnił do obsługi tego procesu dodatkowych pracowników, czy też delegował obecnych do obsługi tego procesu?

Odpowiedź: Urząd zlecił wykonywanie dodatkowych obowiązków sekretarzowi gminy (koordynuje proces) oraz 8 pracownikom. Mieszkańcy składający wnioski o węgiel obsługiwani są niezwłocznie, nie ma kolejek. Ponadto urząd podpisał umowę z dwoma składami węgla, które przywożą opał oraz go wydają.

Pytanie: Jeżeli ww. proces jest obsługiwany przez obecnych pracowników Urzędu, to czy są to zadania dodatkowe, poza ich regularnymi obowiązkami wynikającymi z ich zakresów obowiązków i czy w związku z tym zostali czasowo delegowani do innych zadań, czy też muszą je łączyć z obecnymi, czy otrzymują z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie?

Odpowiedź: Urzędnicy wykonują dodatkowe czynności. Praktyka pokazała, że są w stanie łączyć swoje zadania z obsługą wnioskujących o zakup węgla. Pracownicy nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia. Będą mogli liczyć ewentualnie na jednorazową nagrodę. Póki co decyzji w tej sprawie nie ma, ponieważ proces sprzedaży węgla jest w toku.

Pytanie: Czy pracownicy Urzędu zajmujący się obsługą mieszkańców w sprawie zakupu węgla przeszli szkolenia w tym zakresie, jeśli tak, to co zawierało takie szkolenie, jeśli nie, to dlaczego?

Odpowiedź: Pracownicy przeszli szkolenie w zakresie koniecznym do prowadzenia sprzedaży (wystarczy do tego Exel). Ponadto gmina musiała zakupić program magazynowy, aby na bieżąco śledzić ile pozostało węgla na stanie.  

Pytanie: Czy obsługa mieszkańców odbywa się w jednym, dedykowanym pomieszczeniu, w którym mieszkańcy mogą dokończyć wszystkie formalności?

Odpowiedź: Nie, obsługa Mieszkańców odbywa się w kilku pomieszczeniach, w których pracują poszczególni "opiekunowie" wnioskodawców. To pozwala na szybszą i sprawniejszą obsługę Mieszkańców, nie tworzy niepotrzebnych kolejek, itp. Formalności są nieskomplikowane i nie zajmują dużo czasu.

Pytanie: Czy Urząd otrzymuje sygnały od mieszkańców, że, przynajmniej z ich perspektywy, proces administracyjny/formalny obsługi ich wniosków o zakup węgla jest skomplikowany, chaotyczny, niepotrzebnie czasochłonny?

Odpowiedź: Nie, nie otrzymujemy tego typu skarg. W 99 proc. Mieszkańcy sprawiają wrażenie zadowolonych z obsługi. Komentarz czytelnika mówiący o tym, że proces jest "chaotyczny", a urzędnicy niedoinformowani, uważam za krzywdzący i niezgodny z rzeczywistością. W sprzedaży węgla wszystko jest dobrze poukładane. Do tej pory do naszych Mieszkańców trafiło blisko 500 ton węgla!

Co do czasochłonności. To są środki publiczne i gminę obowiązują pewne procedury, które muszą być zgodne z przepisami o finansach publicznych. Ponadto podlegają kontroli. Uprościliśmy sprzedaż węgla na tyle, na ile było to możliwe. Mieszkańcy są przy tym przeprowadzani przez kolejne etapy za rękę.

Proszę wziąć pod uwagę, że sprzedaż węgla jest zadaniem zleconym samorządowi przez państwo. Gmina nigdy nie zajmowała się handlem. Stąd wszyscy się tego uczymy.

A na koniec również pozwolimy sobie przytoczyć cytat z tej samej komedii Stanisława Barei, wypowiedziany przez Babcię, która słyszała informacje o węglu: "Wojna będzie, przed wojną tyz był!"... a może właśnie już trwa lub za chwilę się zacznie?  Właśnie o ten węgiel?

(Bartek)

Fot. Obraz autorstwa dashu83 na Freepik