Dokumenty dla księgowego

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma obowiązek dokumentować wszystkie operacje gospodarcze. Do dokumentów, które powinny trafiać do księgowości co miesiąc, należą m.in. faktury sprzedaży i zakupu, paragony, dowody zapłaty (np. potwierdzenia przelewów), umowy cywilnoprawne, wyciągi bankowe, raporty kasowe oraz ewidencje przebiegu pojazdu (jeśli korzysta się z samochodu w działalności). Wszystkie dokumenty muszą być przekazane w sposób czytelny i kompletny. Księgowa ma prawo odmówić zaksięgowania faktury, jeśli brakuje na niej istotnych danych lub jeśli została przesłana po wymaganym terminie. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 t.j.), zapisy księgowe powinny być wprowadzone do ksiąg najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą. Dla bezpieczeństwa warto ustalić z kancelarią wewnętrzny termin – np. do 5. dnia każdego miesiąca.

Odpowiedzialność za nieterminowe przekazanie dokumentów księgowych

Odpowiedzialność za nieterminowe złożenie dokumentów do ZUS czy urzędu skarbowego, w świetle obowiązujących przepisów – w pierwszej kolejności spoczywa na przedsiębiorcy. Nawet jeśli korzysta on z usług biura rachunkowego, to on jest stroną wobec instytucji państwowych i to jego dane widnieją na deklaracjach. Wynika to z art. 26 ordynacji podatkowej (Dz.U. 2023 poz. 2383 t.j.), który wskazuje, że podatnik odpowiada za swoje zobowiązania podatkowe niezależnie od tego, czy sporządza dokumenty samodzielnie, czy przez pełnomocnika.

W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca nie dostarczy dokumentów w uzgodnionym terminie (np. faktur, wyciągów, danych do ZUS), księgowa może nie mieć możliwości sporządzenia rozliczenia na czas. To z kolei może skutkować odsetkami za zwłokę, sankcjami administracyjnymi lub wezwaniem do korekty. Aby tego uniknąć, kancelarie rachunkowe ustalają jasne reguły współpracy i wewnętrzne deadline’y, a w niektórych przypadkach podpisywane są umowy o odpowiedzialności cywilnej, określające, kto ponosi konsekwencje w razie niedopatrzeń.

Dobrym przyzwyczajeniem jest systematyczne przekazywanie dokumentów – najlepiej w sposób cyfrowy, z potwierdzeniem doręczenia. Tylko wówczas możliwe jest wyraźne ustalenie, czy ewentualne opóźnienie wynikało z winy klienta, czy po stronie księgowej. Profesjonalne biura rachunkowe oferują systemy do automatycznego przypominania o terminach i monitorują statusy dokumentów, by minimalizować ryzyko błędów formalnych.

Rozliczenia z ZUS – kiedy trzeba je zgłosić?

Dla osoby prowadzącej  jednoosobową działalność gospodarczą, comiesięczne obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to stały element działalności. Składki ZUS należy opłacać do 20. dnia każdego miesiąca (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 2023 poz. 1230 t.j.). Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, termin ten przypada wcześniej, bo do 15. dnia miesiąca.

Aby księgowa reprezentująca Biuro Everte mogła przygotować kompletne zgłoszenia i deklaracje (np. ZUS DRA), potrzebuje odpowiednich danych z wyprzedzeniem – najlepiej nie później niż do 10. dnia miesiąca. Dotyczy to również wszelkich zmian: zatrudnienia nowej osoby, zmiany podstawy składek, przerwy w działalności czy choroby przedsiębiorcy. Opóźnienia w przekazywaniu tych informacji mogą skutkować błędami w rozliczeniach i sankcjami ze strony ZUS.

Terminy rozliczeń z Urzędem Skarbowym

Jednoosobowe działalności gospodarcze rozliczają się z Urzędem Skarbowym w oparciu o wybraną formę opodatkowania: zasady ogólne, podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany. Każda z tych form wiąże się z innym zakresem obowiązków oraz różnymi terminami. Przykładowo, termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy (PIT-36 lub PIT-36L) przypada do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Ryczałtowcy również rozliczają się do 20. dnia każdego miesiąca, na podstawie przychodów osiągniętych w miesiącu poprzednim (art. 21 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, Dz.U. 2023 poz. 281 t.j.). W przypadku podatku VAT, deklaracje (np. JPK_V7M) należy złożyć i opłacić do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym. Aby księgowa mogła przygotować i przesłać deklaracje na czas, dokumenty muszą zostać dostarczone z odpowiednim wyprzedzeniem – zazwyczaj do 10.–15. dnia miesiąca. Pozwala to nie tylko na prawidłowe rozliczenie, ale także na wykrycie ewentualnych błędów lub braków w dokumentacji.

Sprawne przekazywanie dokumentów księgowej  to warunek prawidłowego funkcjonowania firmy. Znajomość terminów wynikających z przepisów chroni przedsiębiorcę przed karami i nieporozumieniami. Jasne zasady współpracy z biurem rachunkowym ułatwiają życie obu stronom i pozwalają skupić się na rozwoju biznesu. Terminowość w księgowości to zysk w postaci bezpieczeństwa i spokoju.