Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?

Przedsiębiorcy nie muszą zastanawiać się, jak długo trwa przechowywanie dokumentów. Wszelkich niezbędnych informacji dostarcza w tym zakresie ustawodawca. Okres archiwizacji wynosi:

5 lat - dla dokumentów księgowych, podatkowych, finansowych i związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej,

10 lat od ustania stosunku pracy - dla akt osobowych pracowników (w niektórych przypadkach dokumentację przechowujemy 50 lat),

3 lata - dla dokumentów związanych ze stosunkiem pracy i dowodów zapłaty należności cyklicznych,

rok - dla dokumentów związanych z rękojmią i gwarancją.

Przechowywanie musi odbywać się w odpowiednich warunkach, o czym więcej dowiesz się wchodząc na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/nadarzyn/. Pamiętaj, że okresy archiwizacji najczęściej liczymy od końca roku, którego dotyczy dokumentacja. Ponadto, jeśli dochodzi do przerwania biegu przedawnienia, na przykład wskutek wszczęcia postępowania, dokumenty należy przechowywać dłużej.

Inne okresy przechowywania dokumentów

Nie dla wszystkich dokumentów został określony okres przechowywania. Niektóre, dotyczące działalności firmy, nie wymagają archiwizacji (więcej informacji dostępnych jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/nadarzyn/), jednak ze względów praktycznych nie utylizujemy ich. W tym przypadku przedsiębiorca sam ocenia, w którym momencie przestają być użyteczne. Zasada ta dotyczy na przykład notatek służbowych czy sprawozdań zdawanych przez pracowników.

Kiedy można zniszczyć dokumenty?

Niszczenie dokumentów firmy może mieć miejsce wtedy, gdy przestają być one wymagane lub nie są już potrzebne. Wtedy też warto skorzystać z usług zewnętrznych. Więcej na ich temat możesz dowiedzieć się dzięki informacjom zawartym na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/ozarow-mazowiecki/. Świadczy je firma Rhenus Office Systems Poland, która w swojej ofercie ma także przechowywanie dokumentów (oferta dla przedsiębiorstw z Tarnowa dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/tarnow/). Pamiętaj, że niszczenie dokumentów musi odbywać się zgodnie ze sztuką, tak aby odtworzenie danych nie było możliwe.