Dlaczego ręczna instalacja oprogramowania przestaje wystarczać?

W niewielkiej firmie, w której działa kilka komputerów, instalowanie aplikacji bezpośrednio na każdym urządzeniu może jeszcze wydawać się rozsądnym rozwiązaniem. Sytuacja szybko się jednak zmienia, gdy liczba stanowisk rośnie, pracownicy korzystają z różnych lokalizacji, a część zespołu wykonuje obowiązki zdalnie. Nawet pozornie prosta aktualizacja przeglądarki, programu księgowego czy firmowego komunikatora może wówczas zamienić się w wieloetapową operację wymagającą koordynacji terminów, kontaktu z użytkownikami i sprawdzania każdego komputera osobno.

Problemem nie jest wyłącznie czas potrzebny na wykonanie instalacji. Ręczna obsługa zwiększa również prawdopodobieństwo pomyłek. Na jednym stanowisku może zostać zainstalowana niewłaściwa wersja aplikacji, na innym administrator może pominąć wymagany składnik, a kolejny komputer może pozostać całkowicie poza procesem, ponieważ w momencie wykonywania prac był wyłączony. W efekcie w organizacji zaczynają funkcjonować różne konfiguracje tego samego środowiska. Powstaje technologiczna mozaika, która utrudnia wsparcie użytkowników, diagnozowanie problemów i prowadzenie skutecznej polityki bezpieczeństwa.
Automatyzacja instalacji oprogramowania pozwala odejść od takiego modelu. Administrator przygotowuje określone zadanie, wybiera komputery, których ma ono dotyczyć, ustala parametry instalacji i uruchamia proces z jednego miejsca. System może następnie przekazać pakiet na wskazane urządzenia, rozpocząć instalowanie programu oraz zapisać informacje o rezultacie operacji. Dzięki temu ta sama procedura jest realizowana w powtarzalny sposób zarówno na kilku, jak i na kilkuset stanowiskach.

Centralna instalacja oprogramowania ma szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach posiadających oddziały, placówki terenowe, hale produkcyjne lub rozproszoną strukturę organizacyjną. W takich warunkach wysyłanie pracownika działu IT do każdej lokalizacji byłoby nieefektywne i kosztowne. Zdalna instalacja oprogramowania ogranicza konieczność fizycznego dostępu do komputerów, a jednocześnie pozwala zachować kontrolę nad zakresem i terminem wykonywanych zmian.

Nie bez znaczenia pozostaje także bezpieczeństwo. Aktualizacje aplikacji często usuwają wykryte podatności, dlatego ich szybkie wdrażanie może ograniczać ryzyko wykorzystania luk przez osoby niepowołane. Gdy każda instalacja zależy od dostępności administratora lub dobrej woli użytkownika, część komputerów może przez długi czas działać na nieaktualnych wersjach programów. Automatyczna dystrybucja oprogramowania pozwala ujednolicić środowisko i sprawniej reagować na pojawiające się zagrożenia.

Jakie oprogramowanie do automatyzacji instalowania oprogramowania w firmie wybrać?

Wybór narzędzia nie powinien ograniczać się do sprawdzenia, czy system potrafi zdalnie uruchomić instalator. W praktyce najważniejsze jest to, czy umożliwia zarządzanie całym procesem - od wytypowania urządzeń, przez przekazanie pakietu i wykonanie polecenia, aż po sprawdzenie rezultatu. Sam przycisk „instaluj” to za mało, jeżeli administrator nie wie później, na których komputerach operacja zakończyła się powodzeniem.

Dobre oprogramowanie do automatyzacji instalacji powinno pozwalać na wykonywanie zadań dla pojedynczych urządzeń oraz całych grup komputerów. Podział może wynikać z lokalizacji, działu, przeznaczenia sprzętu, systemu operacyjnego albo innych kryteriów przyjętych w przedsiębiorstwie. Dzięki temu program graficzny może trafić wyłącznie do zespołu marketingowego, aplikacja magazynowa do pracowników logistyki, a narzędzie księgowe do komputerów działu finansowego. Administrator nie musi tworzyć osobnej operacji dla każdego stanowiska.

Istotną funkcją jest również obsługa instalacji niewymagającej działania użytkownika. Cicha instalacja oprogramowania przebiega w tle, zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi parametrami. Pracownik nie musi samodzielnie przechodzić przez kolejne okna kreatora, wybierać katalogu ani zatwierdzać ustawień, których znaczenia może nie znać. Ogranicza to liczbę błędów i zapobiega sytuacjom, w których użytkownik odkłada instalację na później lub przypadkowo ją przerywa.
Warto zwrócić uwagę na możliwość planowania zadań. Nie wszystkie aplikacje powinny być wdrażane w godzinach największego obciążenia. Instalację można zaplanować na wieczór, weekend, przerwę techniczną albo inną porę ustaloną przez dział IT. Harmonogram instalacji oprogramowania pomaga ograniczyć zakłócenia w pracy, szczególnie gdy proces wymaga ponownego uruchomienia komputera lub czasowo obciąża sieć.

Kolejnym kryterium jest raportowanie. Administrator powinien otrzymać czytelną informację, które urządzenia wykonały zadanie, gdzie pojawił się błąd i które komputery były niedostępne. Bez takiego mechanizmu automatyzacja staje się pozorna - proces wprawdzie został uruchomiony centralnie, ale jego sprawdzenie ponownie wymaga ręcznej kontroli. Raportowanie instalacji oprogramowania pozwala szybko wyodrębnić wyjątki i skupić uwagę tylko na tych stanowiskach, które rzeczywiście wymagają interwencji.

Największą wartość zapewniają rozwiązania łączące dystrybucję aplikacji z inwentaryzacją oprogramowania i centralnym zarządzaniem komputerami. Przed uruchomieniem zadania administrator może wówczas sprawdzić, na których urządzeniach dany program jest już zainstalowany, jakie jego wersje występują w organizacji i gdzie konieczna jest aktualizacja. Po wykonaniu operacji łatwiej natomiast zweryfikować, czy środowisko zostało ujednolicone. Automatyczne instalowanie oprogramowania staje się wtedy elementem szerszego procesu zarządzania infrastrukturą, a nie pojedynczą funkcją działającą w oderwaniu od pozostałych danych.

Przy wyborze systemu warto też uwzględnić jego skalowalność. Narzędzie powinno odpowiadać nie tylko na dzisiejsze potrzeby firmy, lecz także umożliwiać obsługę kolejnych urządzeń, oddziałów i administratorów. Równie ważne są kontrola uprawnień, historia wykonanych działań oraz możliwość standaryzacji procedur. Instalowanie aplikacji jest operacją, która bezpośrednio zmienia konfigurację komputerów, dlatego dostęp do niej powinny mieć wyłącznie odpowiednio upoważnione osoby.

Automatyzacja instalacji z ITManagerem - centralna kontrola nad komputerami w organizacji

Przykładem rozwiązania wspierającego automatyzację pracy administratorów jest ITManager - oprogramowanie IT do centralnego zarządzania komputerami i infrastrukturą informatyczną przedsiębiorstwa. System umożliwia zdalne wykonywanie operacji na urządzeniach, dzięki czemu administratorzy mogą sprawniej realizować instalacje, konfiguracje i inne powtarzalne zadania. Zamiast obsługiwać każde stanowisko oddzielnie, zyskują jedno środowisko służące do organizowania działań w skali całej firmy.

W praktyce oznacza to możliwość przygotowania zadania instalacyjnego, określenia komputerów, których ma ono dotyczyć, oraz uruchomienia operacji bez bezpośredniej obecności przy urządzeniach. Takie podejście sprawdza się zarówno przy wdrażaniu nowych aplikacji, jak i aktualizowaniu już używanych narzędzi. Może być wykorzystywane także podczas standaryzowania środowiska po zakupie nowych komputerów, otwarciu oddziału czy zmianie oprogramowania wykorzystywanego przez określony dział.

Program do zdalnej instalacji oprogramowania powinien pomagać administratorowi nie tylko w szybszym wykonywaniu poleceń, ale również w utrzymywaniu porządku. Jeżeli instalacja aplikacji jest powiązana z informacjami o komputerach i znajdującym się na nich oprogramowaniu, łatwiej określić rzeczywisty zakres zadania. Dział IT nie działa wtedy po omacku - może podejmować decyzje na podstawie danych o zarządzanym środowisku.

Automatyzacja nie oznacza przy tym całkowitego wyłączenia człowieka z procesu. Jej celem jest przeniesienie powtarzalnych czynności z poziomu ręcznej obsługi na poziom zaplanowanych, kontrolowanych procedur. Administrator nadal decyduje, co ma zostać zainstalowane, na jakich urządzeniach i w jakim terminie. Zmienia się natomiast sposób realizacji zadania - zamiast wielokrotnie wykonywać te same kroki, przygotowuje jedną operację dla odpowiednio dobranej grupy komputerów.

Producentem systemu ITManager jest Infonet Projekt SA - firma rozwijająca rozwiązania wspierające zarządzanie firmowym IT. ITManager, dostępny na stronie it-man.pl, koncentruje się na centralnym zarządzaniu komputerami, zasobami, monitoringiem oraz wykonywaniem operacji administracyjnych. Drugim, odrębnym produktem firmy jest OXARI, dostępny na oxari.com - profesjonalna platforma klasy ITSM ServiceDesk, zgodna z podejściem ITIL i wyposażona w narzędzia przeznaczone dla zespołów odpowiedzialnych za zarządzanie usługami IT. Rozróżnienie obu systemów pozwala dobrać rozwiązanie do konkretnego obszaru - ITManager do zarządzania infrastrukturą i stacjami roboczymi, natomiast OXARI do organizowania procesów oraz obsługi usług IT.

Odpowiedź na pytanie, jakie oprogramowanie do automatyzacji instalowania oprogramowania w firmie wybrać, zależy więc od skali środowiska, liczby urządzeń oraz zakresu obowiązków działu IT. Najbardziej użyteczne będzie narzędzie, które nie tylko zdalnie uruchomi instalator, ale także pozwoli wybrać właściwe komputery, zaplanować zadanie, kontrolować jego przebieg i zweryfikować rezultat. Dzięki temu automatyzacja przestaje być jedynie sposobem na szybsze instalowanie aplikacji - staje się podstawą uporządkowanego i przewidywalnego zarządzania firmowymi komputerami.